忙しい複業どう乗り切る?仕事効率化おすすめツールをご紹介します。

複業をスタートしたけれど、忙しくてできてない。。
外注案件を引き受けたけれど、本業が忙しく手が回ってない。。

という相談を受けるようになりました。

とーーっても気持ちがわかります!

私も、複業で手が回らず、パンクしたときもありました。そのときに必死に調べたのが、仕事効率化ツール

今日は、私が使って良かったものをご紹介します。

週末起業駆け出しの方やフリーランスで仕事を増やしたいけど、効率化ができていない

という方にはぜひおすすめしたいツールです。

仕事の連絡ツールをチャットワークに

今、お仕事の連絡ツールは何を使っていますか?メール?LINE?

メールだと、件名をいれたり、フッター・ヘッダーをつけたり、少々煩わしいなあと思うことがあります。

「お疲れ様です」「お世話になります」「以上となります」「よろしくお願いいたします」

など、定型文であっても、わざわざ文章を人に合わせて作ったり、考えたりすることもあるのではないでしょうか?共有するために、CCやBCCを入れる作業もあります。
メールでのやりとりは少し億劫に感じることもあります。

逆に、手軽に使えるLINEは、コミュニケーションが簡単に取れ、レスポンスも早くできることを期待できますが、仕事上でのコミュニケーションミスを連発させてしまうことにもなります。

例えば、LINEは話の継続であったりするので、「主語」を抜かしがちです。

また、コミュニケーションも多く取れるので、大事な仕事の内容を見逃したり、遡ることも手間になってしまいます。

そこで私がおすすめしたいツールが、
「チャットワーク」です。

チャットワークは、メールと違い、冒頭の挨拶やフッダーの文章をなくすことができます。
しかも、チャットを「案件ごと」に仕事で必要な人を追加してやりとりを進めていくことができます。

チームでプロジェクトを動かし、情報共有をする際に、メールのように、CCやBCCをつける必要がなくなるので、時間を短縮し、やりとりの回数も増やしていくことが可能です。

また、タスク機能を使って自分自身のタスク漏れ管理もできたり、概要欄にプロジェクトに必要なファイルやシートを記載しておくことで、わざわざファイルを探しに行く必要もありません。

メールと比較して、作業効率をアップしていくことができます。

今まで社内メールで仕事を進めていた知人が、チャットワークを会社に導入することを提案したところ、「神か!」とすごい称賛をいただいたそうです。

チャットワークはコミュニケーションもとてもスムーズなので、リモートワークではかなり重宝をしています。

チャットワークの登録はこちらからしてみてください。

チャットワークを登録する

思い出す時間を節約!パスワード管理を効率的にしてみよう

この前知人が、管理画面に入れずに困り果ててました。パスワードを思い出す作業、メモを探す作業、メールの通知を遡る作業、、、1つページを管理するのに、膨大な時間がかかっていました。
とてももったいない。

パスワード管理をするだけでも、大幅に時間を節約できます。

毎回思い出しながらやっていたりしませんか?
もしくは、PC上のメモ帳などにメモして、コピペ作業をしていませんか?

パスワードの管理方法でおすすめは、Chromeに記憶をさせてしまうことです。
もしくは、Chromeの拡張機能である、「Free Password Manager」をインストールしていくこと。

インターネットを使うとき、Chromeを使っていると、「パスワードを保存しますか?」という表示を見たことあるかもしれません。

私は、決済等がからむサイト以外はChromeに記憶をさせています。

記憶をさせることで、次にそのページを開いた際に、自動的にログインが可能になります。

ログインが自動的にできれば、パスワードを覚えておく必要もなく、その覚える作業を違う学びに使うこともできますよね。もちろん、パスワードを探すということもなくなります。

ただ、Chromeの機能を使うことになるので、万が一、Chromeにログインできなくなってしまった、別の端末でログインをする必要がある、というケースもあると思うので、控えは作っておきましょう。

ご自身のノート、エバーノート、メモ帳、チャットワークなどなど、
控えは必ず作っておくことをおすすめします。

また、カード決済情報やオンラインバンキングのログイン情報等は入れないようにしてくださいね。PCを落としたとき、誰かに使われてしまう可能性が大いにあります。

リスク管理として、大事な情報は保存せず、ご自身のノートや、セキュリティー性の高い媒体に控えをもっておいてくださいね。

共同作業に便利!googleドキュメント効率化

メルマガの原稿を書くとき、facebook投稿の文章を書くとき、誰かのライター案件を引き受けるとき、などなど。

これから複業をしていくにあたって、文章のライティングや概要書・企画書の作成等を複数人と行う方も多いと思います。
ワード文章を書いて、上書き保存、ファイルを添付して、チームで共有して、修正をして、ファイルを送りあって、、、
という作業をしていませんか?

私は一昔前、そうやっていました。お互いに上書き保存をして修正をして、都度ダウンロード、、、

今ワードを使って作業をしている方におすすめしたいのが、
Googleドキュメントです。

機能は、ワードとほとんど同じです。大きな違いは、インターネット上でドキュメントの作成をしていくことです。

インターネットがあれば、かなり便利に使えますよ^^

googleドキュメントは、複数人で同時に編集も可能です。また、文章添削等で、「コメント」機能を入れて同時に編集・修正・完成まで持っていくことが可能です。

特に、何か記事の作成を複数人で行う場合には、同時作業ができるので、お互いのメールのやりとりや修正のMTG等の時間を節約することができるのです。

複数人でのプロジェクトや記事・概要書作成を行う方にとっては、とてもおすすめ。ドキュメントの共有は、URLをコピーして相手に教えてあげるだけ。そのURLも変わることがありません。

エクセル管理から、スプレットシートで共同管理

共同作業をするときに、エクセルでリストの管理をすることも増えていくと思います。googleドキュメントと同様に、複数人で何かを管理する場合は、「googleスプレットシート」も便利です。

エクセルのインターネットバージョンと言っても良いでしょう。
アクセス数値管理、スケジュール管理、全体管理など、私自身はスプレットシートを共有しながら行っています。

外注さんや依頼主さんに、管理業務をメール等でベタ貼りではなく、スプレットシートで共有していくことで、時間節約になりますし、情報共有も容易にできていきます。

神機能!動画を2倍速再生!?

勉強のために後でみようと思っていたfacebookLIVEやVimeoで提供された動画は、2倍速再生がデフォルトではできません。

なので、大事でないところも、ずーっと見ていないといけないので、少し効率が悪かったりします。せっかく録画なので、重要なところはじっくりみて、重要でない部分は早く見れれば良いですよね。

そのときに知った拡張機能が、Video Speed Controllerです。

この拡張機能ををChromeに追加することで、再生速度を変更することができます。一度拡張機能をインストールすれば、動画視聴の際に、自動的に、左上に速度コントロールの表示が出てきます。

視聴したい速度に変更します。必要なければ、「×」ボタンで表示をなくすことができます。

こちらのサイトに詳しく掲載されているので、チェックしてみてください。

Video Speed Controller

私は、この機能のおかげで、かなり学習時間を短縮することができました。ぜひ使ってみてくださいね。

マニュアル作成は、画面録画を使ってみよう!

週末起業をしていると、誰かに何かを教える機会も増えてきます。作業の引き継ぎをお願いしたり、自分が何か作業を伝授したり。

そのときに、おすすめなのが、画面録画の拡張機能Screencastifyです。

デスクトップの画面をそのまま録画をすることができます。何か説明をしたいときや、記録としてとっておきたいときにおすすめです。

私は、何か作業を誰かに教えるときに、画面録画機能を使います。MTGを開いて、作業方法を教えることもありますが、簡単な内容であれば、MTGは行わず、録画で作業説明を行っています。

MTGは時間も拘束されますし、余計な話をすることもあります。

画面録画の拡張機能「Screencastify」ぜひ使ってみてください。

インストールはこちらからできます。

「Screencastify」

スマホとPCでメモの管理はエバーノート

週末起業では隙間時間を大いに活用してほいしと思っています。ライティング作業や何かアイデアが出たときなど。

私は隙間時間にライティングを行う際は、スマホでエバーノートに打ち込んでいます。

仕事の最中、通勤時間、コンビニのレジの待ち時間、など隙間時間に思いついた文章やネタはエバーノートに全て入力します。
その文章をもとに、まとまった時間で、しっかりと記事を書きます。

エバーノートは、2端末までは無料で同期ができるので、PCとスマホの2つで管理することがおすすめです。

ブックマーク保存は文字省略でアイコンのみに

小さなことですが、お気に入りページやよく開くページは、ブックマークすることがおすすめです。

わざわざ検索をしなくても、すぐにページを開き作業ができるようになります。

ブックマークのおすすめの保存方法は、「アイコン」のみの表記にすることです。理由は、たくさんのページをブックマークしていくと、ブックマークの中での検索も大変になってしまうから。

アイコンだけの表示にするのはとても簡単!

ブックマーク保存をするときのタイトルを空白にして保存するだけです。
(「名称未設定のデザイン」を削除して完了)

アイコンだけにすることで、ページ上に並べることができ、すぐに見つけることができます。

そう大きく時間節約ができるものではありませんが、お気に入りページを検索する時間や、ブックマークの中から探す作業を大きく省略してくれます。

文章力アップ!スワイプファイル集

情報発信ビジネスや、そのサポートをする人がもっとも時間をかけていることが「ライティング」です。

どんな記事を書いていいかわからない
記事のネタが尽きてしまった
いい文章がかけない

という悩みたくさん聞きます。

複業を始めるとき、ライティング案件はとても多いです。低単価の案件から、高単価の案件まで多種多様。

私自身、複業で収入を作っていくために「ライティング」を受注することも多く、1日30通分のメルマガを書いたこともあります。

文章を書くことはある程度は「慣れ」の部分もありますが、なれること以外にも効率化させ、文章力をアップさせる方法があります。

その方法は、「スワイプファイル」を作ること。

スワイプとは、お手本にして、参考にするということです。つまり、参考の文章ということです。

文章の作成が上手な方は、スワイプのリサーチが上手です。そして、なぜその文章が良い文章なのか、どこに響いているのか、どういう書き方をしているのかを常に研究しています。

そして、自分の文章を書くときに参考にしているのです。

私の場合は、fbやインスタ、googleでリサーチをして、良い文章を見つけたときには、「スワイプファイル」として、エバーノートに保存します。

隙間時間に、じっくり文章を読んで、どういう点が良いと思ったのかを自分なりに分析をして、ライティングの際にその要素を取り入れていくのです。

このスワイプファイルは他社の成功事例にもなるので、積み重ねていくと良いです。

文章をそっくりそのまま真似をすることは良いことではありません。しかし、先に成功している方の文章の表現や構成、フレーズは参考になることがたくさんあります。

ネットサーフィンをしているとしたら、「スワイプファイル集め」として、記事を読んでいくと、ビジネス思考も身につくのでおすすめです。

文章を格段にアップさせるためにも、先人のうまくいっている文章の「スワイプ集」を集めて、自分の表現の引き出しを多く出していきましょう。

以上が、私が使っている仕事効率化ツールです。

週末起業は、始めるのは簡単です。でも、継続が今の時代はとっても難しくて。
「本業で時間がない」といって、諦めてしまう人がとっても多いんです。。

実際に、本業の忙しさで、週末起業をやめてしまう人もとても多いです。もっと効率よく進めていけば、絶対に乗り切れます。

参考になっていたら幸いです。

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ABOUTこの記事をかいた人

森 もえこ

今からビジネスをしていく人向けに初心者ができるメディア構築を行っています。 ワードプレス/SNSマーケティング/WEB構築/女性専用起業スクール運営