チーム仕事で意外と大事な議事録。なぜ議事録をとるべきか?

こんにちは。

今日は仕事術について。

ついこの前、嫌な気分になったときがありました。

自分勝手な妄想かもしれないですが、チーム仕事として動いているプロジェクトに対して、何となく疎外感というか、孤独感を感じていて。

別に今回に始まったわけではなく、ちょっとしたことでブチ切れてしまって。

「チーム仕事」は、仕事をするよりも、チーム全体の「前提条件」を共有し足並みを揃えることが、何よりも難しい。

今、1つのプロジェクトを行うために、必ずチームでのMTGが必要になります。
しかし今回、一部のメンバーでのMTGが行われ、決まったことの一部しかシェアされない。

準備も進めていくにつれて、当初なかった条件やルールが、まるで後出しじゃんけんのように提示されることが続き、

その度に対応して、変更を加えてを毎日のように繰り返す。。

非常に生産性の悪いプロジェクトの進行です。

サークル活動であれば、伝言ゲームのようなMTGで、生産性や効率を重視しなくても、「活動」できていることに喜びを感じていれば良いかもしれない。

でも、私はチーム仕事も個人の仕事も「ビジネス」として行っているし、
当然、かかった経費や自分の時間に対しての「回収」も考えないといけません。

会社以外で何か活動を行ったり、週末起業をしたり、フリーランスをしていると、「チーム」で活動することも増えていくと思います。

そんなとき、チーム仕事で「あること」ができなくなると、一気にプロジェクトの崩壊へ向かいます。

そのあることとは「情報共有」です。

今日は、私がチーム仕事を進めていく上で大事にしている「情報共有」について話します。

チーム仕事で重要な「情報共有」

会社でよく言われる「報告・連絡・相談」。

これは、情報共有をするためでもあります。

複数人のチームでプロジェクトを行う場合、必ず足並みを揃え、「情報共有」をしながら進めていかなければ、どこかで歪みが生まれ、プロジェクトの進行がスムーズではなくなってしまいます。

ただの情報共有だけでなく、情報のウラにある「相手の前提条件」も同時に理解しなければいけません。

しかし、実際には、潜在的に「自分の考えは相手に伝わっている」と思う習性にあり、常識的なことや当たり前すぎることは、情報共有を省くことがほとんどです。

MTGに欠席したり、出れなかったり、後でチームメンバーに聞くことも多いと思います。

そこで起こりうるのが、
MTG欠席者に対して

「一部しか情報が共有されない」

これは日常茶飯事です。

人は、MTGで行ったことに対して、100%を覚えていることは不可能だからです。決定事項のみ覚えて、それに至った経緯やその他、重要ではないけれど、大切な点は情報共有を忘れたりします。

特に外国人との交渉だったり決め事であれば、さらに取り返しのつかないことに発展することだって考えられます。

では、後出しじゃんけんにならないための「情報共有」にコツはあるのでしょうか?

情報共有のコツは議事録の習慣

私がチームで情報共有ときには、必ず「議事録」をとって共有しています。

議事録は、時間的な効率も高く、正確性も高いです。

MTG内容を、欠席者に伝える手段として、
・口頭で伝達
・再度MTGをする

という2つの方法もあると思いますが、
口頭での伝達は、正確性に欠け、
再度のMTGも、同じことを行うMTGは効率が良いとは言えないですよね。

私が関わるプロジェクトの場合、チームメンバーはフリーランスや他の仕事を持っていることも多く、日本だけとは限りません。

最近のMTGはマレーシア、日本、ヨーロッパ、と時差もバラバラなので、参加できない人も中にはいます。

では、どのように国も時差も違う中、情報共有をしているのかというと、「議事録」の記録です。

議事録は、その時の客観的に事実を正しく、記録するものなので、最もMTGを再現しているものだと考えています。

議事録とるのがめんどくさいから、MTGの録画でも良いのでは?と思う方もいらっしゃるかもしれませんね。

録画でも良いと思いますが、MTGに参加できない人に対して、「録画を見といて!」と数時間にわたるものだったら、確認もしにくいはずです。

wifiを確保し、音も出す必要があったら、気軽に電車で確認することはできないですよね。

手軽に確認ができて、正しく効率的な情報共有の方法が「議事録」です。

仕事なら生産性も考えるべき

働き改革だ!仕事の生産性をあげよう!と叫ばれていますよね。

会社での働き方、長時間労働、時短、などなど、働き方の多種多様で、全体的に会社での働く時間を減らそう!
生産性を高めよう!

と言われています。

ですが、週末起業や副業での生産性はどうでしょうか?

高い生産性でできていると言えるのでしょうか。
いくら好きな仕事だからといって、生産性や効率を度外視してしまったら、本末転倒です。

サークル活動として「週末起業」に取り組んでいるのであれば、生産性も効率も重視する必要はありません。活動できてれば良いのですから。

ただ、週末起業を「仕事」として行い、
労働収入以外の「収入」を作りたいのであれば、「効率性」は少なくとも重視をした方が良い。

むしろ、会社員として働いている以上の時間を使って、1円の収入も作れていなかったら、絶対に「効率性」「生産性」を見直すべきです。

例えば、zoomを使ったテレビ会議ミーティング。

私は仕事上zoomを使ったMTGがほとんどです。リアルでのMTGはほとんどありません。
オンラインで仕事を行うことはメリットが多いように感じますが、一歩間違えると、かなり効率の悪い働き方になります。

複数人のチームでプロジェクトを行うとき、必ずしも全員参加できるわけではありません。1人2人仕事の都合がつかずMTG不参加ということもあります。

そのときに、MTGで決定した内容をどのように伝達をし、理解を深めてもらうかが重要です。

ここで、議事録がやはり最適だと私は考えています。
MTGに不参加でも、決定事項や、その背景、決定事項の理由など、正確に再現できているものであるからです。

もし、不参加者のために、もう一度MTGをしよう!口頭で重要な部分だけ伝達しよう!では、2倍、3倍の労力がかかってしまっているので、おすすめしません。

偉そうに述べていた私も、先日のMTGで、議事録はいらないかなという私の勝手な判断で、プロジェクトの共有がうまくいかず、齟齬を起こしたこともありました。

議事録は誰がとる?議事録で得られる意外なメリット!

ここまで、チーム仕事での情報共有に議事録が必要な理由を書いてきました。
重要なのは、会議中に「議事録」をとる役割です。

あまり、積極的に議事録をとります!と名乗り出る人は多くはないかもしれませんね。

議事録って、100%完璧に書いても、褒められるものでも目立つものでもありません。収入にも全くつながらないと言っていいと思います。

では、どのように議事録をとっていくのか。

それは、今この記事を読んでいる自分自身が積極的に議事録を記録していくことだと思います。気づいた人がさっさとやれ!って話ですね!

私自身は、MTGのときは、積極的に議事録を担当しています。ときには、専門用語が追いつかなくて、MTG後に録画を見返し、書き起こしをする、、、
ということもしていました。(実は、動画の書き起こしって、簡単なように見えて、とっても労力が必要なのでやりたくないです。)

なぜ積極的に担当するかといえば、自分が「1番下っ端」という環境を作っているからです。

年齢的、能力的、スキル的、専門的、精神的、
どんな状況にいても、年下の人が多くても、全てにおいて
「この環境の中では自分が1番できない」
という位置づけに自分を置いています。

なので、みんなの嫌がる議事録くらいやろうかな、、、

という気持ちです。

タイピングが得意というわけではありませんが、毎回のMTGでやっていれば、やはり慣れてくるものです。

最近は、議事録や動画の書き起こしをするだけで褒められることも増えてきました。最初は時間をかけて行っていた動画の書き起こしも今は短時間でできるようになりました。

完全に慣れの問題です。

円滑にチーム仕事を行っていくには、「情報共有」は必須になります。プロジェクトを進め、成功させていくには、言った言わないの揉め事や、後出しじゃんけんのような決め事も未然に防ぐべきです。

最初は小さく見える情報共有の「漏れ」も積み重なれば、プロジェクトの失敗につながります。

チーム仕事は、齟齬も発生したり、楽しいことばかりではないけれど、プロジェクト遂行した先にある光景は絶景だったりするものです。

そんな絶景を見るためにも、小さなことですが「情報共有」はしっかりやっていきたいものです。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

CAPTCHA


ABOUTこの記事をかいた人

森 もえこ

今からビジネスをしていく人向けに初心者ができるメディア構築を行っています。 ワードプレス/SNSマーケティング/WEB構築/女性専用起業スクール運営